Microsoft Teams

Microsoft  Teams – это централизованное пространство для командной работы, позволяющий как сотрудникам организации, так и не входящим в нее пользователям, активно общаться и вместе работать над ключевыми проектами в режиме реального времени. Проводить обсуждение именно там, где выполняется задача, будь то коллективное создание документа, проведение собрания или совместная работа в других приложениях и службах. В Teams можно быстро вносить в проект правки, работать с командой над общими файлами и вместе готовить материалы к сдаче.

ноутбук_с_лицами_людей_вокруг

В отличии от Slack, одного из ведущих корпоративных коммуникаторов, MS Teams предлагает интеграцию с фирменными сервисами компании, к примеру, участники одной беседы могут прямо в приложении редактировать один и тот же документ в Word, Excel или PowerPoint.

Основные функции Microsoft Teams:

Чаты в Teams. Мгновенная связь с коллегами и обмен актуальной информацией. Именно коллективные чаты являются тем преимуществом, из-за которого Teams идёт на смену Skype для бизнеса. Чаты в Teams предназначены для ведения интенсивных коммуникаций, которые неудобно осуществлять  по телефону или электронной почте, по причине существующей необходимости в создании или доработки документов, требующих совместного обсуждения в процессе.  Представьте: теперь, если у вас возникает новый проект, вы можете быстро его создать (в виде нового чат-канала), добавив туда участников из Active Directory (или пригласив клиентов/партнёров, у которых тоже есть учётная запись O365) и начать в нём обсуждения. Если в дальнейшем в данную группу Office 365 будет добавлен новый участник – он сразу же получит доступ к истории переписки и сможет быстро войти в курс дела (если необходимо). Такой способ коммуникаций позволяет вести интенсивные обсуждения, что не получалось с помощью электронной почты, где нить обсуждения быстро терялась.

Встроенные аудио- и видеозвонки для индивидуальных, групповых и командных совещаний. Конференции в office365 позволяет участникам подключатся к Teams с любого устройства:

  • Аудио высокой четкости, видеоконференции
  • Облачная запись встреч с транскрипцией и переводом
  • Интеллектуальные функции, такие как размытие фона и оказание помощи с мобильного телефона

Загрузка документов для оптимизации совместной работы с возможностью общения непосредственно в нем для улучшения командной работы:

  • Редактируйте документы в режиме реального времени прямо в Teams
  • Отслеживание хода проекта, чаты, заметки, файлы и встречи в одном месте
  • Быстрый встроенный доступ к SharePoint, OneNote, Power BI, планировщику и т.д.
  • Общайтесь напрямую, @упоминая и помечая членов команды

Добавление себе в закладки других приложений YouTube, Planer (К примеру,  вы  можете планировать собрания для всей команды или для небольшого числа участников) и т.д. Так же вы можете подключить внешний сайт и использовать в группе его ресурсы.

Добавление_планировщика_в_MS_Teams

Microsoft Teams — это мощный инструмент для общения и совместной работы, который вскоре станет основным игроком на рынке. Teams предлагает разнообразные возможности общения. Если посмотреть на это с более широкой точки зрения, то каждый разговор, который вы ведете в командах, автоматически становится информационным ресурсом и сохраняется. Эти активы становятся доступными для поиска через Microsoft Graph.

  • При запуске приложения MS Teams сразу после авторизации перед вами открывается непосредственно само приложение. Выглядит оно так:

    Structure MS Teams

    Разберем блоки приложения:

    • App bar панель представлена в виде разделов, которые расположены сверху вниз:

    — В Activity вы найдете все ваши уведомления.

    — Chat. Здесь находятся тет-а-тет или групповые чаты и так же список контактов.

    — Teams отображает все команды, членом которых вы являетесь.

    — Meetings синхронизируется с Outlook календарем и отображает все ваши предстоящие встречи.

    — Files – хранилище файлов всех команд, к которым вы присоединены, здесь так же можете получить доступ к своему OneDrive for Business.

    — […] данный раздел включает в себя ссылки на приложения, которые связаны с командами и каналами внутри Teams.

    — В секции Store вы найдете приложения и сервисы, которые могут быть интегрированы в Teams.

    — Feedback перенаправит вас на страницу Microsoft Teams, где вы сможете оставить свой комментарий по поводу сервиса.

    • Teams section. При выборе раздела Teams на панели App bar, правее от нее (как показано на изображении выше) отображаются команды(Teams), членами которых вы являетесь.
    • Channel. Данный подраздел предназначен для организации разговоров и заданий по конкретным темам или проектам.
    • Join or Create a Team button. С помощью данной кнопки вы создаете вашу команду или присоединяетесь к существующей. Это кнопка видна только в разделе Teams.
    • New chat button. Для того, чтобы начать новый чат с другим юзером или группой юзеров,  воспользуйтесь данным инструментом.
    • Channel Conversations. Данный блок отображает все разговоры в выбранном канале (channel).
    • Compose box. Здесь вы можете напечатать сообщение, чтобы начать разговор.
    • Send icon. Когда вы готовы поделиться своим чатом в группе нажмите send icon.

    Командная строка(Command bar) Microsoft Teams

    Если вам необходимо быстро найти юзера, файл или приложение внутри Teams, вы можете воспользоваться поиском, а точнее командной строкой. Введите в поиске слово, и слева отобразится результаты вашего запроса.

    office-365-microsoft-teams-search-results

    Вы так же можете в командной строке ввести слэш ( / ), чтобы посмотреть какие есть доступные команды и выбрать подходящую при необходимости.

    office-365-teams-slash-command-shortcuts

    Создание и управление Microsoft Teams

    Чтобы сотрудничать в командах, для начал вам нужно быть членом команды или же создать такую команду, для того, чтобы создать необходимо сделать следующее:

    1. Выберите Teams на панели App bar.
    2. Нажмите Join or Create a Team
    3. Далее Create a Team card.
    4. Введите название и описание команды.
    5. Выберите настройки для вашей команды (private или public). Private подразумевается, что участников команды смогут добавлять только администраторы/владельцы(owners) группы, public – добавлять участников могут все члены команды.
    6. Нажимаем
    7. Добавляем участников. (максимальное кол-во членов команды может быть до 2.500 человек)
    8. По желанию вы можете выбрать роль членам команды (владелец/owner  или участник/member) для этого нужно нажать на стрелку раскрывающегося списка рядом с участником.
    9. Готово.

    Для того, чтобы изменить настройки вашей команды нeобходимо нажать на многоточие рядом с названием вашей группы. Доступны следующие  настройки:

    • Manage Team. Данная опция запускает вкладку участников, в которой вы можете добавлять/удалять людей и менять им роли.
    • Add a channel. Запускает диалоговое окно, в которое вы можете вписать название канала и описание к нему.
    • Add members. В этом диалоговом окне вы сможете добавлять имена людей, списки рассылок или группы безопасности с поддержкой электронной-почты.
    • Leave the team. Запускается окно проверки, действительно ли вы намерены покинуть группу.
    • Edit team. В диалоговом окне вам будет предложено изменить название группы, ее описание и настройки.
    • Get link to team. Когда вам понадобиться поделиться скопированным URL с другими участниками текущей группы вы можете воспользоваться этой опцией.
    • Delete the team. Появится окно с просьбой подтвердить удаление данной группы.

    office-365-teams-sharepoint

    Файлы в MS Teams

    Файлы, которые были загружены в канал Teams, будут отображаться во вкладке Файлов и храниться в библиотеке документов Sharepoint. Вы можете кликнуть на троеточие рядом с названием файлом и выбрать открыть из его местоположения в Sharepoint.

    1. Выберите Teams на панели App bar.
    2. Составьте сообщение в графе для сообщений(compose box) из канала.
    3. Нажмите на значок вложения, он выглядит как скрепка, располагается несколько ниже графы для сообщения, и выберите источник вложения, которым вы хотите поделиться.
    4. Выберите файл из источника и загрузите его. Файл буде встроен в ваше сообщение.
    5. Нажмите на иконку «отправить». Отправленный вами файл будет так же отображаться в закладке файлов.

    Планирования встречи в MS Teams

    В MS Teams вы можете создать встречу и добавить необходимую информации о ней, например: дата, время, локация, другие детали и так далее. И затем пригласить участников.

    1. Выберите Meeting на панели App bar.
    2. В левом нижнем углу появится кнопка «schedule a meeting», на нее и нажмите, для того чтобы создать новую встречу.
    3. В новом открывшемся окне введите тему, местоположение, дату, время, детали, канал, и имена людей, которых вы приглашаете на эту встречу.
    4. Так же вы можете проверить свободный ли конкретный участник на это время и дату. Для этого выберите Schedule assistant над разделом с деталями, чтобы проверить занятость участников.
    5. Нажмите на кнопку schedule a meeting. Теперь ваша встреча назначена и будет отображена в разделе Meetings и так же в календаре Outlook.