Microsoft Office 365 for Business. Все, что вам нужно знать.

Что такое Office 365?

Microsoft Office существует уже почти три десятилетия, как линейке продуктов, объединяющая в основном Word, Excel и PowerPoint в пакет со скидкой. Office 365, который доступен начиная с 2011 года, имеет два отличия от предыдущего

  1. лицензируется как ежемесячная или годовая подписка, а не как бессрочная лицензия
  2. сочетает в себе набор онлайн-сервисов, включая электронную почту бизнес-класса и облачные файловые хранилища, а также традиционные настольные приложения.

Поскольку это предложение подписки, то программы для настольных компьютеров обновляются автоматически при появлении новой версии. Если ваша подписка актуальна, вы получаете последние версии, которые обычно обновляются каждые шесть месяцев, по такому же расписанию что и Windows 10.

Office 365 доступен также в версиях Home и Personal, которые предназначены для использования семьями, студентами и отдельными лицами.

В данной статье рассматриваются доступные версии Business и Enterprise, которые предлагают более продвинутые наборы функций нежели версии Home и Personal, с приложениями для сотрудничества и инструментами управления, которые разработаны для решения проблем безопасности и соответствия требованиям.

 

PowerPoint-Online

Какие онлайн сервисы есть в Office 365?

Комбинации приложений и услуг, доступных с подпиской на Office 365, зависят от того, какую версию вы выбрали. Следующие пять услуг являются общими для планов:

Exchange Online

Предложение электронной почты бизнес-класса предоставляет каждому подписчику Office 365 в вашей организации почтовый ящик объемом 50 ГБ с возможностью доступа к электронной почте через веб-браузер или с помощью приложения Outlook на Windows, Mac или мобильных устройствах. Встроены фильтрация спама и антивирус, а также основные функции, такие как общие почтовые ящики и, для некоторых подписок Office 365, расширенные функции, такие как eDiscovery.

OneDrive for Business

Каждый подписчик Office 365 получает 1 ТБ персонального хранилища OneDrive, клиентское приложение для синхронизации данных доступно для каждой настольной платформы. Windows 10 использует тот же клиент синхронизации, что и потребительская служба OneDrive, храня данные в отдельном месте. Функция “Files On-Demand” позволяет пользователям просматривать облачное хранилище и управлять им с помощью Проводника. Администраторы корпоративных планов могут улучшать настройки пользователей до неограниченного хранилища, в случае если 1 ТБ недостаточно.

SharePoint Online

Некогда неуклюжий интерфейс SharePoint привели в порядок, что позволяет группам обмениваться файлами и синхронизировать информацию при помощи Проводника, используя тот же настольный клиент, что и в OneDrive. SharePoint и Exchange Online включают административные инструменты управления, для ограничения обмена конфиденциальной информацией с пользователями за пределами организации.

Skype for Business и Microsoft Teams

Эти две платформы совместной работы охватывают большую часть сегмента, предлагая унифицированную связь, видеоконференции с HD-качеством и обмен мгновенными сообщениями для подписчиков Office 365 в организации. Microsoft Teams предлагает более современный набор функций и более привлекателен для организаций, которые рассматривают такие приложения как Slack.

Дополнительные сервисы

Некоторые планы Office 365 включают службы, предназначенные для конкретной аудитории. Например, планы Office 365 Business Premium включают ряд услуг для малых и средних предприятий, таких как инструменты выставления счетов и управления взаимоотношениями с клиентами. Все корпоративные планы включают социальную сеть Yammer и Power BI Pro, продвинутый инструмент бизнес-аналитики.

 

Какие десктопные приложения доступны в Office 365?

Каждый план Office 365 с доступом к настольным приложениям включает следующие приложения Office 2016 для Windows 7 и более поздних версий и для MacOS: Outlook, Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Access и Publisher доступны только для ПК под управлением ОС Windows. Эти приложения автоматически обновляются до последней версии с ежемесячными обновлениями безопасности и дважды в год с обновлениями функций. Все планы Office 365 будут включать приложения Office 2019 после их выпуска.

Подписки Office 365 предоставляют лицензии для каждого пользователя, что означает, что приложения можно устанавливать и использовать на пяти телефонах, пяти планшетах и ​​пяти ПК или Mac одновременно. На портале подписки пользователь может управлять установками, не вводя ключи продукта и не думая об активации. Для сравнения, версии Office с бессрочной лицензией, как правило, лицензируются для использования только на одном устройстве и не могут быть перенесены на другое устройство.

Веб-версии Word, Excel и PowerPoint предлагают достаточно надежные инструменты, позволяющие редактировать файлы, хранящиеся в OneDrive for Business. Эти инструменты работают в любом настольном браузере, не требуя дополнительного программного обеспечения. Большинство бизнес-планов также предлагают Outlook в Интернете.

На мобильных устройствах с операционными системами iOS и Android доступны Word, Excel, PowerPoint и Outlook, предоставляющие возможности просмотра и редактирования при входе в них с действующей подпиской. Мобильные приложения также доступны и для других сервисов Office 365, таких как OneDrive, Skype for Business и Microsoft Teams.

Какая версия будет верным решениям для Вашего бизнеса?

business meeting about office 365

Для малого бизнеса, с количеством пользователей до 300, существует три плана Office 365. Все цены, указанные ниже, актуальны на ноябрь 2019 года и предполагают годовое обязательство. (Ежемесячные планы без обязательств обычно стоят примерно на 25 процентов больше.)

  • Office 365 Business Essentials (5$ пользователь/месяц) включает только онлайн-службы, Exchange Online и OneDrive for Business, без доступа к настольным приложениям Office. Этот вариант подходит для организаций, которые хотят управлять электронной почтой и облачным хранилищем, но уже приобрели пакет Office для настольных компьютеров.
  • Office 365 Business (8,25$ пользователь/месяц) отсекает большинство онлайн-сервисов и включает только настольные приложения Office и OneDrive for Business. Это хороший выбор для малых предприятий, которым нужен только доступ к приложениям Office и облачному хранилищу, но без переключения своей электронной почты на сервера Microsoft.
  • Office 365 Business Premium (12,50$ пользователь/месяц) включает в себя все онлайн-сервисы и настольные приложения.

Для крупных организаций Microsoft предлагает четыре плана Office 365 Enterprise, которые поддерживают неограниченное количество пользователей:

  • Office 365 ProPlus (12$ пользователь/месяц) включает в себя только приложения для настольных компьютеров и облачное хранилище OneDrive for Business, но не включает Exchange Online и другие онлайн-сервисы.
  • Office 365 Enterprise E1 (8$ пользователь/месяц) предлагает онлайн-сервисы и онлайн-версии приложений Office, но не включает в себя настольные приложения. Организации, которые хотят сохранить определенные версий пакета Office при миграции электронной почты и облачного хранилища на сервера Microsoft, сочтут этот план подходящим.
  • Office 365 Enterprise E3 (20$ пользователь/месяц) сочетает в себе полный ассортимент онлайн-сервисов и настольных приложений и является наиболее популярным вариантом для крупных компаний. Также включает в себя расширенные функции поиска и удержания электронной почты для решения судебных споров.
  • Office 365 Enterprise E5 (35$ пользователь/месяц) включает в себя некоторые расширенные функции eDiscovery, но оправдывает свою более высокую цену наличием функций безопасности корпоративного уровня. Для примера, каждая подписка Office 365 Enterprise E5 автоматически является конечной точкой для Office 365 Threat Intelligence и может быть интегрирована с расширенной защитой от угроз в Windows Defender.

В дополнение к этим предварительно настроенным вариантам отдельные службы Office 365 доступны “под заказ”. Дополнительные планы доступны для некоммерческих организаций, государственных учреждений и учебных заведений. Планы Office 365 также доступны как часть относительно нового пакета под названием Microsoft 365, который включает в себя Windows 10 и платформу управления Enterprise Mobility + Security.

 

Управление Office 365 в организации

Office 365 включает панель управления, которую администраторы могут использовать для управления лицензиями, подписками, функционалом и безопасностью. Несмотря на то, что эта консоль перегружена, некоторыми функциями можно управлять только с помощью команд PowerShell.

Даже в небольших организациях крайне важно иметь опытного администратора Office 365, который может управлять пользователями и правильно настраивать параметры безопасности. Если у вас нет собственного персонала с необходимыми навыками, стоит поручить эту задачу аутсорсинговым компаниям.

Как минимум, каждый администратор должен знать следующие точки входа для управления Office 365:

  • Office 365 portal. Здесь пользователи могут получать доступ к веб-службам, а также управлять установками приложений Office для настольных компьютеров.
  • Office 365 Admin Center. Этот портал содержит функционал для управления настройками, в том числе пользователями, группами, лицензиями, а также дает возможность выставления счетов и предназначен для пользователей, которым назначены роли администратора. Параметры в нижней части панели навигации обеспечивают доступ к центрам администрирования доступных по подписке служб, таких как Exchange Online и OneDrive for Business.

 

 

  • Azure Active Directory Admin Center. Каждая бизнес-подписка на Office 365 также включает бесплатную учетную запись Azure Active Directory. Администраторы могут управлять пользователями и устройствами с этого портала, а также настраивать отношения с внешними организациями и существующими локальными серверами. Обратите внимание, что для некоторых функций требуются подписки Azure AD Premium.

 

Защита счетов и содержания

Службы Office 365 по умолчанию безопасны. Вы можете изменить настройки по умолчанию для нахождения оптимального баланса между безопасностью и удобством.

Для начала, включите многофакторную аутентификацию войдя на портал Azure Active Directory в качестве глобального администратора. Каждый пользователь должен предоставить альтернативные средства связи, такие как номер телефона для получения SMS-сообщений. Приложение Microsoft Authenticator особенно полезно в качестве основного средства создания одноразовых кодов или получения push-уведомлений для входа в службы Office 365.

Далее, включите возможность самостоятельного сброса пароля. Вы можете найти ссылку на этот параметр в разделе «Security & Privacy» на портале администрирования Office 365.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.