Интеграция Teams и Email

 

Объединить Teams и email задача не из легких.

С одной стороны, Teams является отличным вариантом, чтобы ограничить общение рамками компании. С другой стороны, именно потому что разговоры/переписки в Teams носят внутренний характер, email по-прежнему остается важной составляющей корпоративного общения. По всему миру ежедневно 3,9 миллиарда пользователей пишут 293 миллиарда сообщений. Хотя можно поспорить со статистикой и задаться вопросом, от куда взяты цифры, из-за огромного размера электронной почты 200 миллионов активных пользователей Office 365 в месяц не учитываются, не говоря уже о 20 миллионах пользователей Teams.

Вывод такой, что в действительности нужно, чтобы Teams был лучше интегрирован с почтой. До сих пор, каналы в Teams поддерживают возможность получения почты через коннектор. Сообщения начинают новую  тему в конкретном канале и так же фиксируются на сайте SharePoint, принадлежащем Teams. Хотя механизм работает, он ненадежный(любой член команды может отключить коннектор) и использовать любой(но главное уникальный) адрес электронной почты.

Три решения Microsoft:

  • Share to Teams использует надстройку Outlook, позволяющую клиентам отправлять поток сообщений электронной почты в нужный канал или в чат Teams (включая возможность создания нового чата). Но нельзя отправить сообщения, защищенные шифрованием сообщений Office 365, метками чувствительности или S / MIME.
  • Share to Outlook позволяет через OWA делиться копией канала или чата с любым получателем.
  • Reply to Teams Missed Activity Mail дает пользователям, получающим уведомления о пропущенных действиях, возможность отвечать на разговоры в группах с помощью сообщений Outlook actionable messages.

Функции Share to Teams и Share to Outlook зависят от облачных почтовых ящиков, поэтому они не поддерживаются для пользователей, почтовый ящик которых находится на локальном сервере Exchange, а также для гостевых пользователей.

Sharing Email with Teams

Share to Teams это надстройка, позволяющая опубликовать сообщение в нужном канале в Teams или личном чате. Outlook загружает эту надстройку автоматически вместе со списком актуальных адресов, включающий каналы и отдельных пользователей. Но список исключает личные каналы, в которых состоят эти пользователи. Чтобы поделиться сообщением, кликните на иконку Share to Teams в меню Outlook. Outlook загружает текущее сообщение в форму, где пользователем может выбрать адреса(Рис. 1).

Отправка множественных каналов не поддерживается, но вы можете написать в личный канал, если вы есть в списке членов канала. В случае если вы прикрепляете вложение к сообщению, вы можете выбрать включить или не включать эти вложения. Когда все готово, нажмите Share.

В зависимости от получателей, надстройка создает новую тему в конкретном канале или новое сообщение в личном чате и публикует сообщение (рисунок 2). При публикации в канале сообщение и любые вложения также сохраняются в папке каналов библиотеки документов SharePoint, принадлежащей группе. Вложения, включенные в сообщение в личном чате, сохраняются в учетной записи отправителя OneDrive for Business и передаются получателям.

Помимо исходного элемента, Outlook не сохраняет копию общего сообщения в почтовом ящике пользователя. Несмотря на то, что это логично, пользователям сложно запомнить, поделились ли они сообщением с каналом, и если да, то какой дополнительный текст они могли бы добавить.

Поддержка Outlook для использования функции Share to Teams

Вам нужна обновленная версия Outlook Click to Run, чтобы использовать функции Share to Teams и Reply to Teams. Эти функции не поддерживаются в бессрочных версиях Office, таких как Outlook 2019. Надстройка Share to Teams еще не работает в Outlook Mobile. Но можно успешно использовать надстройку, с помощью OWA в браузерах Edge, Edge Chromium и Chrome.

Share to Outlook

Использование функции Share to Outlook на самом деле означает «переадресация разговора из беседы в Teams или личного чата любому получателю электронной почты». Чтобы поделиться, выберите Share to Outlook из меню […]. Если вы сделаете это для личного чата, только выбранное сообщение будет опубликовано. Для разговора в каналу, Teams извлекает копию всего разговора (это может быть медленно для разговора с большим количеством ответов). Затем Teams загружает форму составления сообщения OWA, чтобы пользователь мог добавить информацию об адресе (рисунок 3) и внести любые необходимые изменения в тело сообщения.

Вы можете добавить любой существующий адрес электронной почты в заголовок, но вы можете отправлять электронную почту только со своей основной учетной записи (другими словами, вы не можете отправлять электронную почту из общего почтового ящика или другого почтового ящика, для которого ваша учетная запись имеет разрешение «Отправить как»). Поскольку OWA используется для создания и отправки сообщения, доступны такие функции OWA, как поддержка меток чувствительности. И, конечно же, почтовые клиенты могут распечатывать сообщения, отправленные из Teams, что устраняет недостаток поддержки печати в Teams clients.

Сообщение проходит через транспортный конвейер Exchange Online, поэтому на него распространяются все правила потока почты.

Reply to Teams Missed Activity Email

Teams отправляет пользователям напоминания @mentioned по электронной почте, когда они пропустили что-то важное в чате или в одном из каналов. До сих пор сообщения были статичными. Теперь получатели могут ответить на разговор в Outlook. Как видно на рисунке 4, уведомления о пропущенных действиях в Teams включают два способа взаимодействия:

  • Кнопка Go to conversation  использует встроенную глубокую ссылку для открытия Teams, чтобы ответить на сообщение, подобно тому, как пользователи могут присоединиться к встрече в Teams из события календаря Outlook.
  • Кнопка Reply открывает диалоговое окно, позволяющее пользователю отвечать на диалог в Teams, не выходя из Outlook. Почтовые клиенты (например, текущая версия мобильного Outlook, которая не поддерживает возможность отвечать в Teams, заменяет две кнопки одной кнопкой Reply in Teams. Ответ в Teams работает подобно кнопке Go to conversation  с помощью глубокой ссылки, чтобы открыть Teams client в разговоре.

Включение ответов без принуждения пользователей к переключению приложений похоже на интерактивные уведомления Yammer. Внедрение Yammer позволяет пользователям лайкать сообщения, добавлять вложения и добавлять людей в разговоры, так что они опережают возможности Teams. Тем не менее, возможность отвечать без необходимости переключаться поможет пользователям быть сфокусированными на выполнении работы.

Интеграции без OWA

Некоторые будут разочарованы тем, что Microsoft не осуществляет полноценную интеграцию между OWA и Teams, как если бы OWA была отображена в левой части приложения вместе с чатом, календарем и файлами. Эта идея была высказана вскоре после того, как Teams впервые появился в 2016 году, и в последнем комментарии от Microsoft (в августе 2018 года) говорилось, что было много дискуссий по этому поводу и решение вскоре все же будет.

Административный вопрос

Как и со всеми новыми функциями, важно какой административный контроль является доступным. Ответ «никакой». Не существует политики Teams, позволяющей контролировать, есть ли у пользователя доступ к функции Send to Outlook, так же нет и в Outlook ничего, чтобы управлять Share to Teams или Reply to Teams. Предполагается, что этого должно быть достаточно для комфортного использования Teams и Oulook в связке.

 

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.