Microsoft Teams – это централизованное пространство для командной работы, позволяющий как сотрудникам организации, так и не входящим в нее пользователям, активно общаться и вместе работать над ключевыми проектами в режиме реального времени. Проводить обсуждение именно там, где выполняется задача, будь то коллективное создание документа, проведение собрания или совместная работа в других приложениях и службах. В Teams можно быстро вносить в проект правки, работать с командой над общими файлами и вместе готовить материалы к сдаче.
В отличии от Slack, одного из ведущих корпоративных коммуникаторов, MS Teams предлагает интеграцию с фирменными сервисами компании, к примеру, участники одной беседы могут прямо в приложении редактировать один и тот же документ в Word, Excel или PowerPoint.
Основные функции Microsoft Teams:
— Чаты в Teams. Мгновенная связь с коллегами и обмен актуальной информацией. Именно коллективные чаты являются тем преимуществом, из-за которого Teams идёт на смену Skype для бизнеса. Чаты в Teams предназначены для ведения интенсивных коммуникаций, которые неудобно осуществлять по телефону или электронной почте, по причине существующей необходимости в создании или доработки документов, требующих совместного обсуждения в процессе. Представьте: теперь, если у вас возникает новый проект, вы можете быстро его создать (в виде нового чат-канала), добавив туда участников из Active Directory (или пригласив клиентов/партнёров, у которых тоже есть учётная запись O365) и начать в нём обсуждения. Если в дальнейшем в данную группу Office 365 будет добавлен новый участник – он сразу же получит доступ к истории переписки и сможет быстро войти в курс дела (если необходимо). Такой способ коммуникаций позволяет вести интенсивные обсуждения, что не получалось с помощью электронной почты, где нить обсуждения быстро терялась.
— Встроенные аудио- и видеозвонки для индивидуальных, групповых и командных совещаний. Конференции в office365 позволяет участникам подключатся к Teams с любого устройства:
- Аудио высокой четкости, видеоконференции
- Облачная запись встреч с транскрипцией и переводом
- Интеллектуальные функции, такие как размытие фона и оказание помощи с мобильного телефона
— Загрузка документов для оптимизации совместной работы с возможностью общения непосредственно в нем для улучшения командной работы:
- Редактируйте документы в режиме реального времени прямо в Teams
- Отслеживание хода проекта, чаты, заметки, файлы и встречи в одном месте
- Быстрый встроенный доступ к SharePoint, OneNote, Power BI, планировщику и т.д.
- Общайтесь напрямую, @упоминая и помечая членов команды
— Добавление себе в закладки других приложений YouTube, Planer (К примеру, вы можете планировать собрания для всей команды или для небольшого числа участников) и т.д. Так же вы можете подключить внешний сайт и использовать в группе его ресурсы.
Microsoft Teams — это мощный инструмент для общения и совместной работы, который вскоре станет основным игроком на рынке. Teams предлагает разнообразные возможности общения. Если посмотреть на это с более широкой точки зрения, то каждый разговор, который вы ведете в командах, автоматически становится информационным ресурсом и сохраняется. Эти активы становятся доступными для поиска через Microsoft Graph.
При запуске приложения MS Teams сразу после авторизации перед вами открывается непосредственно само приложение. Выглядит оно так:
Разберем блоки приложения:
- App bar панель представлена в виде разделов, которые расположены сверху вниз:
— В Activity вы найдете все ваши уведомления.
— Chat. Здесь находятся тет-а-тет или групповые чаты и так же список контактов.
— Teams отображает все команды, членом которых вы являетесь.
— Meetings синхронизируется с Outlook календарем и отображает все ваши предстоящие встречи.
— Files – хранилище файлов всех команд, к которым вы присоединены, здесь так же можете получить доступ к своему OneDrive for Business.
— […] данный раздел включает в себя ссылки на приложения, которые связаны с командами и каналами внутри Teams.
— В секции Store вы найдете приложения и сервисы, которые могут быть интегрированы в Teams.
— Feedback перенаправит вас на страницу Microsoft Teams, где вы сможете оставить свой комментарий по поводу сервиса.
- Teams section. При выборе раздела Teams на панели App bar, правее от нее (как показано на изображении выше) отображаются команды(Teams), членами которых вы являетесь.
- Channel. Данный подраздел предназначен для организации разговоров и заданий по конкретным темам или проектам.
- Join or Create a Team button. С помощью данной кнопки вы создаете вашу команду или присоединяетесь к существующей. Это кнопка видна только в разделе Teams.
- New chat button. Для того, чтобы начать новый чат с другим юзером или группой юзеров, воспользуйтесь данным инструментом.
- Channel Conversations. Данный блок отображает все разговоры в выбранном канале (channel).
- Compose box. Здесь вы можете напечатать сообщение, чтобы начать разговор.
- Send icon. Когда вы готовы поделиться своим чатом в группе нажмите send icon.
Командная строка(Command bar) Microsoft Teams
Если вам необходимо быстро найти юзера, файл или приложение внутри Teams, вы можете воспользоваться поиском, а точнее командной строкой. Введите в поиске слово, и слева отобразится результаты вашего запроса.
Вы так же можете в командной строке ввести слэш ( / ), чтобы посмотреть какие есть доступные команды и выбрать подходящую при необходимости.
Создание и управление Microsoft Teams
Чтобы сотрудничать в командах, для начал вам нужно быть членом команды или же создать такую команду, для того, чтобы создать необходимо сделать следующее:
- Выберите Teams на панели App bar.
- Нажмите Join or Create a Team
- Далее Create a Team card.
- Введите название и описание команды.
- Выберите настройки для вашей команды (private или public). Private подразумевается, что участников команды смогут добавлять только администраторы/владельцы(owners) группы, public – добавлять участников могут все члены команды.
- Нажимаем
- Добавляем участников. (максимальное кол-во членов команды может быть до 2.500 человек)
- По желанию вы можете выбрать роль членам команды (владелец/owner или участник/member) для этого нужно нажать на стрелку раскрывающегося списка рядом с участником.
- Готово.
Для того, чтобы изменить настройки вашей команды нeобходимо нажать на многоточие рядом с названием вашей группы. Доступны следующие настройки:
- Manage Team. Данная опция запускает вкладку участников, в которой вы можете добавлять/удалять людей и менять им роли.
- Add a channel. Запускает диалоговое окно, в которое вы можете вписать название канала и описание к нему.
- Add members. В этом диалоговом окне вы сможете добавлять имена людей, списки рассылок или группы безопасности с поддержкой электронной-почты.
- Leave the team. Запускается окно проверки, действительно ли вы намерены покинуть группу.
- Edit team. В диалоговом окне вам будет предложено изменить название группы, ее описание и настройки.
- Get link to team. Когда вам понадобиться поделиться скопированным URL с другими участниками текущей группы вы можете воспользоваться этой опцией.
- Delete the team. Появится окно с просьбой подтвердить удаление данной группы.
Файлы в MS Teams
Файлы, которые были загружены в канал Teams, будут отображаться во вкладке Файлов и храниться в библиотеке документов Sharepoint. Вы можете кликнуть на троеточие рядом с названием файлом и выбрать открыть из его местоположения в Sharepoint.
- Выберите Teams на панели App bar.
- Составьте сообщение в графе для сообщений(compose box) из канала.
- Нажмите на значок вложения, он выглядит как скрепка, располагается несколько ниже графы для сообщения, и выберите источник вложения, которым вы хотите поделиться.
- Выберите файл из источника и загрузите его. Файл буде встроен в ваше сообщение.
- Нажмите на иконку «отправить». Отправленный вами файл будет так же отображаться в закладке файлов.
Планирования встречи в MS Teams
В MS Teams вы можете создать встречу и добавить необходимую информации о ней, например: дата, время, локация, другие детали и так далее. И затем пригласить участников.
- Выберите Meeting на панели App bar.
- В левом нижнем углу появится кнопка «schedule a meeting», на нее и нажмите, для того чтобы создать новую встречу.
- В новом открывшемся окне введите тему, местоположение, дату, время, детали, канал, и имена людей, которых вы приглашаете на эту встречу.
- Так же вы можете проверить свободный ли конкретный участник на это время и дату. Для этого выберите Schedule assistant над разделом с деталями, чтобы проверить занятость участников.
- Нажмите на кнопку schedule a meeting. Теперь ваша встреча назначена и будет отображена в разделе Meetings и так же в календаре Outlook.